خدمات برنامه ریزی و کنترل پروژه دپارتمان خدمات کنترل پروژه (PCU) شرکت مشاوره و مهندسی سامیکس
مقدمه و معرفی
شرکت سامیکس با بهره گیری از متخصصین مجرب مهندسین صنایع، مهندسین عمران و معماری با سابقه خدمات کنترل پروژه، در کنار خدمات پیاده سازی سیستم نرم افزاری مدیریت پروژه سازمانی (EPM)، و خدمات مشاوره بهبود فرایندهای و استقرار نظامنامه مدیریت پروژه با مشاهده ضرورت مشاوره و همراهی با سازمانها در مراحل استقرار جامع مدیریت پروژه سازمانی، اقدام به ارائه خدمات کنترل و مدیریت پروژه های واقعی نمود.
در اجرای این خدمات که عمدتاً در سه زمینه حوزه های پروژه های سیستمی و بهبود مدیریتی، پروژه های نفت و گاز و پتروشیمی و پروژه های عمرانی و ساختمانی ارائه می شوند، در حوزه پروژه های سیستمی و مدیریتی و خدمات برون سپاری شده به مجریان، در زمینه های مختلف مورد کنترل و نظارت پیوسته قرار می گیرد.
در حوزه پروژه های ساختمانی سامیکس با بهره گیری از کارشناسان کنترل پروژه با سوابق نظارت کارگاهی در پروژه های مشابه که به ماهیت فنی و ساختارهای شکست کار و مشکلات و مسائل تکرارشونده در این پروژه ها مسلط اند، با ارائه خدمات همزمان آموزش و کنترل و نظارت بر اطلاعات و گزارشات هفتگی و ماهیانه پروژه ها، رویه هماهنگ و یکپارچه ایجاد شده توسط نظامنامه مدیریت پروژه و نرم افزار EPM را از سطوح عملیاتی و اجرایی پروژه ها جاری سازی نموده و به سازمان کمک می کنند که در فاز استقرار عملیاتی مدیریت پروژه سازمانی، تغییرات لازم با هدف بهبود و یکپارچه سازی اطلاعات پروژه های متعدد سازمان به نحو احسن مدیریت شود.
ارائه خدمات کنترل پروژه سامیکس به دو صورت کلی و یا ترکیب آنها قابل اجراست، که البته به دلیل تعداد نیروهای مورد نیاز و تفاوت مسئولیت ها و شرح خدمات از لحاظ هزینه متفاوت می باشد:
نحوه اجرای خدمات گروه اول بدین صورت است که مسئولیت کامل خدمات کنترل پروژه با فرض ارائه اختیارات کافی به مشاور سامیکس و همکاری کلیه مسئولین و پیمانکاران در کارگاه پروژه با نماینده مشاور سامیکس صورت پذیرد شرح خدمات زیر توسط کارشناسان گروه سامیکس قابل ارائه می باشد که بر حسب نیاز کارفرما در شرح خدمات سامیکس لحاظ و از سوی این مشاور ارائه می گردد:
· تهیه شبکه برنامه زمانبندی و تجزیه و تحلیل فعالیتها با روشهای PERT ، CPM و یا GERT بر مبنای WBS های استاندارد و مناسب سازی شده پروژه های عمرانی و ساختمانی در فازهای
(1 و 2 )طراحی و یا اجرا در انواع سازه ها با اسکلت فلزی و بتونی
· تهیه و تدوین بودجه زمانبندی شده پروژه با در دست داشتن ساختار شکست هزینه ها
· استفاده از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پروژه تحت وب EPM و فرم های جمع آوری اطلاعات برای کنترل پیشرفت کار(فیزیکی و ریالی).
· ارائه گزارشات پیشرفت پروژه به صورت هفتگی در سطح کارگاه و ماهیانه در سطح کارفرما
· تهیه گزارش تجمعی و تحلیلی از علل تاخیرات پروژه ها و کل سازمان و ارائه راهکار کاهش تاخیرات
· انجام آنالیز ریسک و پیش بینی اثرات آن در کل پروژه و نهایتاً تهیه پاسخ های مناسب برای اجتناب، کاهش و یا حذف ریسک.
· برنامه ریزی دقیق و مستمر و تهیه اسناد مرتبط از ابتدای پروژه جهت تهیه Claim.
· حضور مستمر در محل کارگاه پروژه و ارائه گزارشات از میزان پیشرفت پروژه مطابق برنامه زمانبندی.
· تهیه و تدوین برنامه عملیاتی پروژه های ساختمانی با تاریخ شمسی به همراه فایل مربوط تحت نرم افزار های پراجکت MSP) Microsoft Project) با امکان ارائه خروجی در فرمت پریماورا
· ارائه دشبورد آنلاین وضعیت پروژه ها در نرم افزار Project Server 2010
· برنامه ریزی و به روز رسانی وضعیت زمانبندی پروژه ها و تهیه برنامه های جبرانی
· کنترل و نظارت بر خدمات مهندسی، وضعیت تدارکات و تامین تجهیزات پروژه و ارائه برنامه خرید PPM
· کنترل مدارک پروژه ( Document Management ) در قالب EDMS در نرم افزار SharePoint یکپارچه با سیستم مدیریت پروژه سازمانی EPM
نحوه ارائه خدمات نوع دوم به این نحو است که اطلاعات اولیه و ثابت پروژه ها و داده های خام کنترل پروژه توسط سازمان کارفرما ارائه و توسط نماینده آموزش داده شده کارفرما در پروژه ها در نرم افزار وارد شده و توسط مشاور نظارت می شود و همچنین اطلاعات خام می بایست توسط نماینده کنترل پروژه صلاحیت دار کارفرما در هر پروژه در طول ماه ثبت و تهیه شده باشد و با آموزش های ارائه شده در نرم افزار ورود اطلاعات صورت گرفته باشد و نماینده مشاور اطلاعات را در محیط نرم افزار جمع بندی و بررسی و کنترل نموده و در قالب گزارش ماهیانه از کلیه پروژه های تحت نظارت مشاور سامیکس، تجمیع نماید.
مسئولیت صحت اطلاعات در این شیوه ارائه خدمات بر عهده نماینده مسئول کنترل پروژه مقیم کارفرما می باشد.
1. گزارشات مکتوب شامل :
1.1. گزارشات تحلیلی ماهیانه به تفکیک پروژه ها
1.1. گزارش خلاصه مدیریتی وضعیت پیشرفت کل پروژه
1.2. گزارش مدیریتی کلان نگر وضعیت سبد پروژه ها
1.3. گزارش فرم تک صفحه ای خلاصه وضعیت پروژه مطابق فرمت پیشنهادی سامیکس
2. سامانه یکپارچه نرم افزاری EPM با امکان تولید گزارشات به هنگام شامل ماژولهای زیر:
2.1. بانک اطلاعاتی جامع پروژه ها شامل کلیه فیلدهای اطلاعاتی در حوزه های پیشرفت و مسکن مهر و ...
2.2. بانک اطلاعاتی قراردادها (با کارفرما، مشارکت کنندگان و پیمانکاران )
2.3. بانک اطلاعاتی مستندات شامل گزارشات ماهیانه
2.4. بانک اطلاعاتی شرکتهای زیر مجموعه هلدینگ و اطلاعات تماس نمایندگان کنترل پروژه آنها
2.5. بانک اطلاعاتی فایلهای برنامه زمانبندی به همراه توضیحات و اصلاحات مورد نیاز برای هر یک از ماه ها
2.6. دشبورد آنلاین گزازش وضعیت پروژه ها به تفکیک سبد پروژه ها و شرکتهای هلدینگ
3. سیستم پرتال جمع آوری اطلاعات اینترنتی برای ناظرین سامیکس در استانها
4. سیستم گزارش خلاصه مدیریتی در قالب لوح فشرده با امکان نمایش نمودارهای آماری، عملکردی شرکت های زیرمجموعه هلدینگ گزارشات تحلیلی پروژه ها
5. آموزشها و هماهنگیهای به عمل آمده
5.1. برگزاری آموزش های گسترده در سطوح کارشناسان در جهت یکپارچه سازی مبناهای شکست کار و پیشرفت های پروژه ها و تقویت مهارتهای مدیریت پروژه در سطوح اجرایی سازمان
5.2. آموزش های نحوه ارسال اطلاعات به صورت اینترنتی که امکان دریافت گزارشات را در کوتاهترین زمان میسر می دارد.
6. اثربخشی و تغییرات عملکردی در سطح هلدینگ
6.1. تشکیل دفتر مدیریت پروژه متمرکز (PMO) هلدینگ با همکاری مشاور سامیکس و تبدیل آن به مرجع یکپارچه ساز اطلاعات پروژه ها
6.2. نظارت کارگاهی مستقیم بر پروژه های استانی از طریق نماینده های ناظر سامیکس در بازدیدهای کارگاهی استانها و تبادل و تصدیق و اصلاح اطلاعات و گزارشات