سامانه مدیریت مستندات

سیستم مدیریت مستندات سامیکس، راهکاری جامع برای کل سازمان

سیستم مدیریت مستندات سامیکس بر پایه SharePoint شامل ویژگی هایی می شود که همه این جنبه های مدیریت اسناد را در بر می گیرد. به منظور تضمین اینکه کارکنان دانشی به آسانی بتوانند از مزایای این قابلیت ها بهره مند شوند بدون اینکه مجبور باشند از عملیات روزمره و ابزارهای آشنایشان جدا شوند، برنامه های کاربردی در سیستم مایکروسافت آفیس – مانند Microsoft Outlook  و Microsoft Word- شامل ویژگی هایی می شوند که از هر مرحله در چرخه عمر یک سند را پشتیبانی می کنند.

فرایند برنامه ریزی مدیریت اسنادشامل گام های اصلی زیر می شود:

1. شناسایی نقش های مدیریت سند: تضمین می کند که برنامه های شما بازخورهای دینفعان کلیدی سازمانتان را یکپارچه می کند، و و اینکه شما بهترین تیم را در پیاده سازی راهکار دارید، و شما می دانید که چه کسی در فرایندهای مدیریت سند مشارکت خواهد کرد.

سیستم مدیریت مستندات دمو

تحلیل استفاده سند: بعد از اینکه مشخص شد چه کسی با سند کار می کند، انواع سندی را که از آن استفاده میکنند و چگونگی استفاده از آنها را مشخص می نماید.

3. برنامه ریزی سازمان اسناد: می توانید اسناد را در مجموعه های سایت، سایت ها، و کتابخانه ها سازماندهی نمایید. سیستم مدیریت مستندات بر پایه SharePoint   دسته ای از ویژگی ها را پیشنهاد می کند که به سازمان در سازماندهی و ذخیره کردن اسناد و همچنین ایجاد و به اشتراک گذاری سریع سند کمک می کند، از سایت های تخصصی مانند انبار سوابق گرفته تا کتابخانه های سندی با ساختار راحت. در یک کتابخانه همچنین می توانید محتوا را در فولدر و زیرفولدرها سازماندهی نمایید.

راهکار ارشیو اسناد

4. برنامه ریزی اینکه چطور محتوا مابین بخش ها جابجا می شوند: ممکن است لازم باشد سندی را در یک مرحله دیگر از چرخه عمرش از یک سایت یا کتابخانه به سایت یا کتابخانه دیگری کپی کرده یا انتقال دهیم. بعنوان مثال فرایند انتشار ممکن است دربردارنده انتقال یک سند از یک سایت مرحله ای به یک سایت عمومی اینترنتی باشد.

5. برنامه ریزی انواع محتوا: استفاده از انواع محتوا به منظور سازماندهی اطلاعات در مورد اسناد، مانند فراداده ها، الگوهای سند، سیاست ها و فرایندهای گردش کار. این یک مرحله مهم است که به شما کمک می کند اسنادتان را سازماندهی کرده و پایداری در سازمانتان جاری نمایید.

6. برنامه ریزی گردش کارها : وقتی گردش کاری را برنامه ریزی می کنید، چگونگی انتقال اسناد از یک عضو تیم به دیگری را با مشارکت هر شرکت کننده در چرخه عمر سند می توانید کنترل و پیگیری نمایید.

7. برنامه ریزی کنترل محتوا: شما می توانید درجه مناسبی از کنترل را بر اساس نوع محتوا یا محل ذخیره برنامه ریزی نمایید. بعنوان مثال شما ممکن است به نیاز داشته باشید که اسناد موجود در کتابخانه خاصی قبل از اینکه بتوانند ویرایش شوند تحویل گرفته شوند.

8. برنامه ریزی سیاست ها: برای هر نوع محتوا، برنامه ریزی سیاست های مدیریت اطلاعات تضمین می نماید که اسناد به درستی ممیزی، حفظ و برچسب گذاری شده و مطابق با نیازمندی های قانونی و موسسه ای سازمانتان از آن به درستی استفاده می شود. سیستم مدیریت مستندات بر پایه SharePoint   شامل سیاست هایی می شود که ممیزی، نگهداری اسناد، برچسب گذاری و بارکد دهی را به منظور تضمین اینکه محتوای پرینت شده بتواند با نسخه های متناظر الکترونیکی اش همبسته شود، در سیستم اعمال می نماید.

سیستم مدیریت و ارشیو مستندات الکترونیکی

قابلیت های راهکار مدیریت اسناد

  • ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی سازمانی
  • ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروز زسانی موقعیت فیزیکی سند)
  • امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیوینگ
  • امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
  • امکان جستجو درون فایل های Word،Excel،PowerPoint،PDF
  • امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
  • امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا سری
  • امکان معرفی ردیف فولدر، فولدر، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
  • امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدر ها
  • امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
  • امکان یادداشت گذاری بر روی سند
  • امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
  • امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
  • امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
  • امکان بازگشت سند حذف شده
  • امکان تعریف مفهومی انواع اسناد (ثبت مشخصات کامل اسناد)
  • امکان دسترسی به اطلاعات در کمترین لحظه (رعایت استانداردهای طراحی بانک اطلاعاتی و ایندکسینگ)
  • تعریف مدیریتی دسترسی کارشناسان به پروژه های مختلف طبق سیستم هماهنگ کننده
  • کدگذاری پیشرفته: امکان ایجاد کدهای معنادار (الگوهای شماره گذاری بصورت دستی یا اتوماتیک) در سیستم
  • امکان تعریف سازمان تعریف کد بصورت درختی
  • امکان تهیه نسخه پشتیبان
  • نمایش ویژوال تاریخچه مستندات
  • نمایش عکس بند انگشتی مستندات
  • نمایش عکس بند انگشتی مستندات در نتیجه جستجو
  • دشبورد امنیتی ماتریسی
  • Office Web App
  • نسخه گذاری
  • اضافه نمودن اسناد ضمیمه به سند اصلی
برچسب ها: بدون برچسب

یک دیدگاه بنویسید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای الزامی با * نشان گذاری شده اند